【仕事術】計画の立て方のコツ&よくある失敗と対策をPM資格保有者が紹介!

物事を始める際には計画を立てると良いと言いますよね。

ですが、計画に関して以下の様なお悩みを持ったことは無いでしょうか。

  • 計画から遅れてしまう事が多い
  • 実行してみると計画に漏れが多い
  • そもそも計画を立てずに雰囲気で始めてしまう

私はSEとして約10年程働いていますが、システムの現場では納期を守れないと売り上げに多大な影響がでてしまうため、計画立案・進捗管理はシビアです。

以前は計画や進捗管理には苦労しましたが、仕事や自学自習により勉強し、現在はPM資格(プロジェクトマネジメント資格)も保有しています。

結果、今では計画に関して大きな失敗は出さなくて済む様になれたため、本記事で計画に関するコツを紹介させて頂きます。

 

 

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楽しく働きたいなら計画は絶対に立てた方が良い理由

計画についてのある調査で分かった事

旅行の計画なら頑張って考えるけど、仕事の計画、特に初めてやる分からない事が多い仕事の計画を考えるのは気が進まないという人もいるのではないでしょうか。

計画を立てるのは面倒臭そうだし、立てた計画を守るのは疲れそうな気がしますが、実はその逆です。

計画を立てる事のメリットの1つに、ストレスを減少させる効果があります。

心理学者のロバート・エプステインが、30か国の3000人を対象に調査したところ、ストレスを減少させる最も効果的な方法は、計画を立てることだとわかった。 (書籍:残酷すぎる成功法則)

計画を立てる事で、物事に対してのコントロール感を得られます。

自分で自分を管理できていると感じられる感覚の事を自己効力感と呼びます。自己効力感を持っているとストレスが減り、また、高いパフォーマンスを発揮する事もできます。

さらに、実際には状況を制御できていなくても、制御できていると思うだけでも自己効力感が発揮されます。

このため、計画を立てて物事にあたると、ストレスを減らす事ができ、より高い成果も得る事ができます。

 

 

「あれを忘れてた!」を避けるためのコツ

失敗する計画にありがちなのが、必要な作業を漏らしてしまう事です。

細かい計画を立てたものの、実行してみると「あれを忘れていた!」というのがボロボロと出てきて、結局グダグダになってしまう事があります。

作業の漏れによる計画の失敗を防ぐためのコツは2つあります。

  1. 網羅性の高い所から考え始める
  2. 前提条件を確認する

 

網羅性の高い所から考え始める

網羅性の高い所から考え始めるとは、作業を分解するときになるべく大きな所から考え始めるという事です。

具体的に家を掃除する場合を例にして説明します。

掃除する箇所を洗い出すために、「汚れている場所はどこだったかな~?」と考えるのではなく、「家には何部屋あって、それぞれの部屋で掃除すべき箇所はどこかな?」と考えた方が良いです。

思いつくままに汚れている場所を挙げようとすると、何か所か挙げ忘れてしまう事が多いためです。

考える範囲を徐々に絞っていく方が漏れなく洗い出す事ができます。

 

前提条件を確認する

前提条件の確認についても掃除を例に取って説明します。

例えば、10時からトイレを掃除するという予定を立てたとします。

この時の前提条件として、トイレ掃除に必要な道具が揃っているという条件があります。

作業を洗い出した時に、洗い出した作業をするためにはどんな準備が必要かを整理する事で、作業の抜けを見つける事ができます。

 

 

「思ってたより時間が掛かってしまって…」を避けるコツ

実際に作業を初めてみたものの、30分で終わると思っていたのに1時間かかってしまったという様な事はないでしょうか。

ソフトウエアの世界では、作業に必要な時間を過小に見積もってしまい、スケジュール超過が発生する事が多くあります。

このため、ソフトウエアの分野では見積りに関する研究が行われており、そのノウハウの中から簡単に使える物を1つ紹介させて頂きます。

作業時間を精確に見積もるコツ

感覚ではなく、何か数えられる物を基準にする事です。

例として掃除をする場合で考えます。

家全体を掃除するのに何時間かかるかを考える場合、フィーリングで4,5時間くらいかな?と見積もるのではなく、掃除する箇所は20か所あって1か所に30分だとして全部で10時間くらい、といった方法を取った方が誤差が少なくなります。

私の勤務先では研修の1つで新入社員に、直感での見積りと実際にかかった時間を比較させますが、直感での見積もりは必要な時間の30~50%であることが多いです。

時間の見積りをすると大体の場合は過小に見積もる傾向があります。

仕事の場合だと、報告書にまとめる論点がいくつあるか、設計すべき機能がいくつあるか等、数えられる物を挙げてそれをベースに見積もりを行います。

 

 

他にもやってしまいがちな計画の失敗

失敗する計画を立ててしまわない様に、他にも注意するポイントを紹介します。

細かすぎる計画を立てない

失敗しないために細かすぎる計画を立てる人がいますが、これはお勧めできません。

というのも、計画とは未来というよく分からない物を想定して立てるので、変更があるのを前提とするべきだからです。

細かすぎる計画を立ててしまうと、変更する手間が大きくなり、途中から放置されます。

計画を立てるのが楽しくなってしまったり、自分の得意なことを計画する時には、細かい部分まで計画を作り込んでしまいやすくなります。

逆に、苦手な部分や嫌いな部分に関しては、大雑把な計画しか立てずに失敗するというパターンもあります。

 

楽観的に計画し過ぎない

計画を立てる段階では楽観的に考えてしまいがちです。

この位ならそれほど手間はかからないだろう、前にも似た様な事をやったし簡単にできるだろう、と。

楽観的な計画を立てて失敗する事を防ぐには、最悪の場合を想定する事です。

見積りをする際にも、上手く行けばこの位、最悪の場合はこの位、といった具合に幅を持たせた方が不足の事態にも対応し易くなります。

 

 

まとめ

本記事の内容をまとめます。

  • 計画を立てた方がストレスなく作業ができる
  • 作業を洗い出す時には網羅性の高い所から考え始める
  • 作業を洗い出した時には前提条件を確認する
  • 作業時間を見積もる時は数えられる物を基準にする

 

その他、計画に関してさらに勉強したい方は以下の書籍をご参考にどうぞ。

 

 

 

ご参考になりましたら幸いです。

以上

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